Việc làm CV không phải thử thách duy nhất mà ứng viên cần vượt qua trong quá trình tuyển dụng. Khi ứng tuyển online, cần gửi CV trực tuyến bằng email, rất nhiều ứng viên đã bị "đánh rớt". Hãy cùng tìm hiểu lí do của vấn đề này cũng như thảo luận những cách gửi CV qua email sao cho hiệu quả nhất nhé.

I. 8 lỗi sai phổ biến trong cách gửi CV qua email

Tại sao nhiều người gặp khó khăn trong cách gửi CV qua email? Hãy cùng tìm hiểu 5 lỗi sai phổ biến mà ứng viên thường xuyên mắc phải nhé.

1. Đặt tiêu đề email lủng củng, không rõ ràng

Đây là lỗi phổ biến khiến email của bạn bị nhà tuyển dụng bỏ qua. Tiêu đề email không rõ ràng hoặc không phản ánh mục đích cụ thể sẽ khiến người nhận không hiểu rõ nội dung của email. Từ đó, đánh giá không cao khả năng định hướng thông tin của người viết.

2. Viết email một cách chung chung, không có mục đích cụ thể

Viết email mà không nói rõ về mục tiêu của bạn hoặc tại sao bạn quan tâm đến vị trí công việc có thể làm cho email của bạn trở nên không cuốn hút và thiếu hiệu quả.

Cách tốt nhất là nêu cụ thể, rõ ràng mục đích viết email, giải thích lí do bạn biết đến tin tuyển dụng và dự định, mong muốn của bạn với vị trí đang ứng tuyển.

3. Soạn email quá ngắn hoặc quá dài

Email quá ngắn có thể làm mất đi thông tin quan trọng, trong khi email quá dài có thể làm mất đi sự chú ý của người nhận. Hãy tối ưu hóa độ dài của email để nó truyền đạt được thông điệp tới nhà tuyển dụng 1 cách rõ ràng và hiệu quả.

4. Không kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi

Một email có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp có thể tạo ra ấn tượng không tốt về bạn và ảnh hưởng đến cơ hội việc làm của bạn. Khi này, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là người không chỉn chu, thậm chí là cẩu thả. Từ đó loại hồ sơ của bạn ngay từ "vòng gửi xe". Vậy nên hãy luôn kiểm tra thật kỹ các lỗi trước khi gửi email.

5. Đính kèm các tài liệu liên quan chưa đúng cách

Đính kèm tệp không đúng định dạng hoặc không có tên file rõ ràng có thể làm cho email xin việc của bạn trở nên không chuyên nghiệp. Đồng thời, khiến nhà tuyển dụng khó nhận biết đâu là giấy tờ, tài liệu quan trọng cần chú ý đến. Hãy đảm bảo rằng bạn đính kèm tệp đính kèm một cách chính xác và chuyên nghiệp.

6. Email vượt quá dung lượng cho phép

Lỗi này khá phổ biến khi các tệp đính kèm có dung lượng lớn, vượt quá giới hạn cho phép của hộp thư người nhận. Điều này rất dễ khiến email của bạn gửi không thành công hoặc gây ra khó khăn trong việc tải xuống file đính kèm.

1 tips nhỏ ở đây là hãy kiểm tra kỹ các tài liệu, đảm bảo chúng đều ở dạng PDF và cân nhắc đến việc nén hoặc dùng dịch vụ lưu trữ trực tuyến rồi gửi liên kết tệp. Điều này sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro bạn có thể gặp phải, là giải pháp hữu hiệu trong cách gửi CV qua email đó.

7. Email bị đánh dấu là spam

Trong 1 số trường hợp không may, email của bạn sẽ bị hệ thống lọc thông tin của người nhận đánh dấu là thư rác. Điều này dễ xảy ra khi tiêu đề hoặc nội dung email có dấu hiệu liên quan tới quảng cáo (có thể do vô tình hoặc cố ý).

Để khắc phục tình trạng này thì tốt nhất bạn nên sử dụng tiêu đề chuyên nghiệp, nếu nhà tuyển dụng có cung cấp form sẵn thì càng tốt. Hãy tránh dùng các từ khóa dễ bị nhận diện làm spam như từ khóa liên quan tới tiếp thị, câu kêu gọi hay quá lạm dụng chữ in hoa nhé.

8. Địa chỉ email của người nhận không tồn tại

Điều này xảy ra khi bạn nhập sai địa chỉ email của người nhận hoặc họ đã xóa/ ngưng sử dụng email đó. Vậy nên điều quan trọng là phải check kĩ địa chỉ email của người nhận, kiểm tra trạng thái email sau khi gửi và đảm bảo đã gửi email thành công nhé.

II. Cách gửi CV qua email đơn giản mà hiệu quả nhất

Vậy, có cách nào để tránh mắc phải những lỗi sai kể trên hay không? Bạn hãy xem nay 3 lưu ý dưới đây để gửi CV qua email hiệu quả nhất nhé.

1. Đảm bảo hình thức CV chỉn chu

Hình thức của CV rất quan trọng khi gửi qua email. Đảm bảo CV của bạn có một bố cục rõ ràng, dễ đọc và chuyên nghiệp, sử dụng font chữ phù hợp và không quá phức tạp. Đặc biệt, hãy đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Một CV chỉn chu sẽ tạo ra ấn tượng tích cực và thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp bạn dễ dàng "ghi điểm" trong mắt nhà tuyển dụng.

2. Đảm bảo CV bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết

Một trong những cách gửi CV qua email thành công đó là trước khi gửi, hãy đảm bảo rằng nó bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết như tên, thông tin liên lạc, tóm tắt về kinh nghiệm làm việc, học vấn, kỹ năng và thành tựu. Đối với các vị trí cụ thể, bạn cũng có thể điều chỉnh kinh nghiệm và kỹ năng trong CV sao cho phù hợp.

3. Đảm bảo chất lượng của tài liệu gửi kèm

Đính kèm cùng email không chỉ có CV mà còn bao gồm nhiều tài liệu quan trọng khác như sơ yếu lý lịch, thư xin việc, thư giới thiệu, bản sao công chứng của căn cước công dân, bằng đại học, bảng điểm,...

Tất cả những tài liệu này đều cần được tổng hợp và sắp xếp theo mức độ quan trọng, tùy vào yêu cầu từ nhà tuyển dụng mà thêm hay bớt một số giấy tờ. Đặc biệt bởi đây là gửi hồ sơ xin việc qua email nên các file đều cần được lưu dưới dạng PDF để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

4. Xác nhận thông tin với nhà tuyển dụng sau khi gửi email

Sau khi đã đảm bảo đầy đủ các yếu tố về mặt hình thức, nội dung thông tin cũng như tài liệu đính kèm, bạn hãy xác nhận lại với nhà tuyển dụng 1 lần nữa bằng cách nhắn tin hay gọi điện.

Việc này không tốn quá nhiều thời gian nhưng nó sẽ được coi như 1 lời thông báo tới công ty để nếu có bất kỳ trục trặc nào, phía bên kia có thể liên hệ lại và giải quyết kịp thời.

Như vậy, chúng ta đã cùng tìm hiểu những lỗi sai cũng như cách hiệu quả nhất để gửi CV qua email. Việc này không hề khó, tuy nhiên bạn cần biết cách làm sao đảm bảo tất cả email hay giấy tờ đều được sắp xếp, chuẩn bị chỉn chu. Đừng quên thường xuyên theo dõi tin tức từ phía nhà tuyển dụng để kịp thời nắm được thông báo nhé.